Centralita virtual y software call center para una comunicación efectiva y con ahorro en costes

Dos opciones para potenciar la gestión de la comunicación haciéndola más efectiva y a menor coste están representadas en la centralita virtual y el software call center. Es importante decantarse por empresas proveedoras que ofrezcan los mejores planes a precios competitivos y la mayor funcionalidad para aprovechar al máximo estos recursos.

La comunicación efectiva es uno de los aspectos más importante a nivel de las empresas, las cuales buscan los sistemas más eficaces. La intención es hacerse con aplicaciones que sean lo más automatizadas posibles, generando una reducción de la carga laboral, y que impliquen un ahorro económico.

Orientado hacia estos objetivos se han creado diversos sistemas muy efectivos, dos de los que más se han consolidado por su versatilidad y funcionalidad son la centralita virtual y el software center, las que hoy en día son consideradas herramientas potentes para el control y optimización de los negocios.

Los beneficios de la centralita virtual

Una centralita virtual, también conocida como centralita telefónica IP o vPBX, es un sistema que funciona usando la infraestructura de comunicaciones de datos, protocolo IP, lo que permite gestionar llamadas recibidas al teléfono matriz, organizarlas, administrarlas y luego redirigirlas a otras líneas móviles o fijas.

Los clientes llamarán al número de cabecera de la empresa y podrán comunicarse con cada empleado en sus oficinas, ya que se podrá tener cuantas extensiones se desee, es decir, se mantienen las ventajas de un teléfono fijo, con el añadido de la flexibilidad y movilidad al poder desviar llamadas también a dispositivos móviles, así como otras funciones tales como colas de espera, grabación de llamadas, locuciones, estadísticas y menú de voz interactivo.

Una de sus principales ventajas es que las extensiones no tienen que estar juntas físicamente, es decir, no necesariamente en la misma oficina, ciudad o país.

Con este tipo de sistema se gana en agilidad y se ahorra en costes. Es mucho más ágil que uno tradicional ya que se añaden números telefónicos, extensiones, canales de voz, entre otros, en tiempo real y 100% online. Son muy útiles para mantenerse más cerca de los clientes y tener más contactos.

Se ahorra en costes porque las centralitas tradicionales son aparatos caros, que requieren servicio de instalación y quedan obsoletos con el tiempo, es decir, hay que renovarlos. La virtual no implica instalar un dispositivo físico, lo que supone un ahorro significativo, todo se opera a través de un panel de control muy sencillo.

Es importante contratar una empresa y operadora reconocida y que ofrezca atractivos planes para la operatividad de la centralita y con tarifas ajustadas a las necesidades, atención personalizada y soporte técnico oportuno.

Mejorar la operatividad con el software call center

Con el fin de agilizar el trabajo de los operadores y potenciar su rendimiento y productividad, están siendo actualmente utilizados los software call center dentro de los centros de llamadas destinados a la promoción de productos y servicios, fidelizar clientes, realizar encuestas, brindar atención al cliente y contactar proveedores.

El call center como tal, es el área de una empresa en el que trabaja un grupo de operadores para las llamadas telefónicas entrantes y salientes de atención al cliente y telemarketing. Un software call center se instala en este departamento para la gestión de las llamadas telefónicas con el uso de las tecnologías  IP y VoIP, a través de internet, a lo que se suman otros canales de comunicación como el chat, redes sociales, correo electrónico y mensajes SMS.

Entre las ventajas que tiene contar con un software call center están que permite administrar eficientemente la base de datos de contactos, evaluar y controlar el desempeño de los operadores o agentes, monitorizar la interacción con proveedores y clientes, entre otras ventajas.

Una buena empresa proveedora de este servicio ofrecerá en sus planes toda la funcionalidad que tiene este tipo de sistemas, entre lo que se puede mencionar marcador progresivo y descriptivo, script personalizable, WebRTC para llamar por internet, videollamadas, ficha de lead, módulo estadístico, sincronización con Google Calendar, grabación de llamadas, campañas SMS, monitorización, espía y susurro, entre otras funciones.